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隨著會議的開始，參與會議的一些人開始變得非常的忙碌。因為有很多人到達，可能對于開會的地方不是很熟悉，所以就需要一些人專門并分批次的達到車站和碼頭以及機場進行接人。而且，需要一些人在參會人員需要住宿的酒店進行接待，并且發(fā)放與會議相關(guān)的一些資料并分發(fā)住宿所需要的房卡。

這是整個會議開始的第一個環(huán)境，就相當于開門紅的角色，是非常重要的一個地方，要知道簽到不僅能夠起到核實參會人數(shù)以及姓名的效果，而且設(shè)置一個簽到環(huán)境還具有暖場的作用，會議現(xiàn)場如果簽到環(huán)境設(shè)置的好，可以很好的帶動參會人員的情緒，提高現(xiàn)場的熱烈氛圍，拉近人與人之間的關(guān)系。

因為酒店方面特別怕他們會影響到別的消費者，也特別怕酒店工作人員的上班時間被他們給影響到，一般情況下，如果把會議場所安排在酒店的話，酒店相關(guān)負責人就只會給予四個小時左右的布置時間。

會議公司必須先搞清楚自己承包這一次會議主辦方有什么樣的想法，他們是想舉行室內(nèi)的發(fā)布會還是室外的，如果是室內(nèi)的最好可以選擇在酒店進行，如果會議主辦方不差錢，并且還想讓自己公司企業(yè)的形象彰顯出來的話，可以選在五星級或者是四星級酒店舉行。如果會議主辦方為了體現(xiàn)自己的權(quán)威性的話，還可以選擇在一些比較嚴肅的地方舉行，但是一般這些地方他們的審核程序非常的麻煩，主辦方必須要和會議公司提前溝通協(xié)商好。而且在確定場地的時候一定要綜合各個方面的因素，比如說場地檔期、檔次標準、價位標準、交通環(huán)境、以及人數(shù)多少等等方面挑選出一個