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第一、室內(nèi)或者戶外
會議公司必須先搞清楚自己承包這一次會議主辦方有什么樣的想法，他們是想舉行室內(nèi)的發(fā)布會還是室外的，如果是室內(nèi)的最好可以選擇在酒店進行，如果會議主辦方不差錢，并且還想讓自己公司企業(yè)的形象彰顯出來的話，可以選在五星級或者是四星級酒店舉行。如果會議主辦方為了體現(xiàn)自己的權(quán)威性的話，還可以選擇在一些比較嚴肅的地方舉行，但是一般這些地方他們的審核程序非常的麻煩，主辦方必須要和會議公司提前溝通協(xié)商好。而且在確定場地的時候一定要綜合各個方面的因素，比如說場地檔期、檔次標準、價位標準、交通環(huán)境、以及人數(shù)多少等等方面挑選出一個性價比最為合適的地方。

第二、布置方案
會議公司在進行現(xiàn)場布置的時候，一定要提前把布置方案設計好，然后再把自己的方案交給主辦方進行查看，看看符不符合他們的要求，方案設計就包括了產(chǎn)品的互動展示區(qū)、檢票區(qū)、觀眾席、領導席、媒體席以及嘉賓席等等方面的安排。還有現(xiàn)場主題背景板的設置，室內(nèi)會議室可以容納的人數(shù)，酒水飲食方面的安排，參會人員怎么住宿，周圍的交通環(huán)境等等各個方面。