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首先開會(huì)就要有會(huì)議主題，如果在開會(huì)時(shí)沒有會(huì)議主題，那么所開的會(huì)議也必定是沒有任何效率的會(huì)議，參加會(huì)議的人員都不知道開會(huì)的內(nèi)容是什么，那么這樣的會(huì)議是非常失敗的。往往在開會(huì)之前一定要先確定好的會(huì)議的主題，再將準(zhǔn)備開會(huì)的主題通知給參加會(huì)議的人員，讓參會(huì)人員能夠提前做好準(zhǔn)備，能夠提前準(zhǔn)備發(fā)言或者資料。

一個(gè)會(huì)議公司負(fù)責(zé)會(huì)議策劃的人，在做策劃的時(shí)候，先要明白會(huì)議策劃的大體流程。一個(gè)專業(yè)的會(huì)議策劃，首先要預(yù)約會(huì)場(chǎng)。這個(gè)會(huì)議要在哪里舉辦，酒店還是會(huì)場(chǎng)還是會(huì)議室，首先要想好，想好之后要與相關(guān)人員預(yù)約登記。同時(shí)要注意，是否有分會(huì)場(chǎng)，分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)和主會(huì)場(chǎng)的排布都是要注意的問題。

我們所說的立項(xiàng)策劃書，就是活動(dòng)公司所謂的立項(xiàng)策劃，其就是根據(jù)公司所掌握的各種信息集成，對(duì)舉辦的有關(guān)事宜進(jìn)行初步的規(guī)劃，設(shè)計(jì)出其基本的框架結(jié)構(gòu)，提出計(jì)劃、規(guī)劃的基本內(nèi)容，我們所說的主要內(nèi)容包括，名稱、地點(diǎn)、辦機(jī)構(gòu)、范圍、時(shí)間、規(guī)模、定位、管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等等方面，我們都要全盤的考慮。因此我們說其策劃就是其提出的一整套的規(guī)劃、策略、方法，是對(duì)所述各項(xiàng)內(nèi)容的歸納及總結(jié)。

我們所說的活動(dòng)公司就規(guī)模來說包括三方面的意思，首先就看展覽的面積多少，從而判斷出規(guī)模，之后就是參展單位多少了，最后就是觀眾的人數(shù)。我們做規(guī)劃的時(shí)候，要考慮其規(guī)模，并要積極考慮特征。尤其是在安全前提下的觀眾數(shù)量及規(guī)模限制。