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要符合會議的主題，在布置會議場地的時候千萬不可以想什么做什么，更加不可以天馬行空，而是要根據(jù)主辦方他們的要求，會議舉行的性質等等各個方面進行布置，這樣才能夠突出這一次會議的宗旨以及目的，舉個例子，如果要舉行度假型的會議可以在游艇上舉行，整個會議場地的風格可以設置的非常的個性，輕松化。這都是會議公司在進行策劃的時候應該提前制定好的。

設備指的是會議現(xiàn)場的錄音設備、照明設備、音響設備、通風設施、服務設備等等各個方面都要齊全，對所有的這些可能在開會時候用到的設備，工作人員都要一一的對它們進行檢查，不然如果在舉行會議的時候不小心出了狀況就沒有辦法進行應對了，也會讓參會者產(chǎn)生不好的感覺。就比如說停車場吧，所找的會議場所必須要有停車場，而且停車場的場地還必須要是免費的，離舉行會議的地方要非常近，能夠容納參會有人的車子，畢竟現(xiàn)在大部分的人都有車了，很少有人自己走路過來開會的。

在會議結束前十分鐘的時候，所有服務員應該在外面進行等待，等到會議結束以后，及時的把會議室的前后門全部都要打開，還要使用敬語像參會人員微笑著進行道別，一直到把最后一個參會人員送離會場以后，服務員才可以進入會場做別的事情。

對于很多人來說會議或者開會這個詞已經(jīng)不再陌生，我們可以簡單的理解為會議公司就是為會議服務的公司。這個機構主要是由這些具有豐富的會務知識和比較嫻熟的社交能力以及具有較強的執(zhí)行能力的人員組合而成的一種為會議服務的專門性機構。他們主要是為需要的人或者公司和機構提供非常全面的關于會議以及活動的策劃、統(tǒng)籌等工作。除此之外，它還可以提供各種的會議策劃、會務的統(tǒng)籌安排、參加會議人員的邀請和組織、對供應商的整合以及在會議之前和會議之后的公關工作等許多工作的實施方案。