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在選定了活動(dòng)地點(diǎn)，確定了宴會(huì)菜單和活動(dòng)會(huì)場(chǎng)方面、聲望、照明、音響等商定了適用的房間布局以及各項(xiàng)工作的物流和時(shí)間安排之后，還需要再敲定裝潢和娛樂(lè)活動(dòng)的方案，然后方可簽訂合同。如果裝潢工作精細(xì)繁復(fù)則還要考慮搬運(yùn)安裝和拆卸設(shè)備的時(shí)間。必須了解各個(gè)環(huán)節(jié)的并確保所有安排都井井有條，因?yàn)楦鱾€(gè)方面都環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)而動(dòng)全身。如果裝潢工作和娛樂(lè)設(shè)備的安裝需要比較大的空間，那么先不要擺放餐桌。計(jì)劃周詳才可以避免無(wú)用功。如果預(yù)先不進(jìn)行周詳?shù)目紤]和計(jì)劃，那么推動(dòng)的不僅僅是時(shí)間、精力和金錢(qián)，有時(shí)甚至令人失去耐心。

想要營(yíng)造什么氛圍以及如何去太空種氛圍。之后制訂出相應(yīng)的物流方案。若想實(shí)現(xiàn)這一瞟，都有哪些要求？活動(dòng)雖然各不相同但是在一次活動(dòng)中所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)卻可以起到舉一反三的功效。你想要的氣氛，還是某種截然不同的感受？

如果在召開(kāi)會(huì)議期間要舉辦一個(gè)主題活動(dòng)，可以從客人離開(kāi)會(huì)議室進(jìn)入酒店房間時(shí)就開(kāi)始烘托活動(dòng)氛圍。如果春節(jié)的晚會(huì)活動(dòng)，可以設(shè)計(jì)無(wú)數(shù)黑暗中閃光的手握著活動(dòng)的請(qǐng)柬遞送給客人，如果是水族館豪華晚宴，可以在房間里甚至是充水的浴缸里擺放充氣海豚，讓海豚拿著請(qǐng)柬。如果是一日輪滑課程，可以為每個(gè)房間送去一只兒童輪滑鞋，鞋里裝著趣味糖果的一張請(qǐng)柬。

讓客人剛剛步入會(huì)場(chǎng)就感受到歡快的氣氛，從而自然而然產(chǎn)生出某種期盼。首先映入客人眼簾的是什么？是否吸引眼球？是否有人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)迎賓工作？房間內(nèi)的一切是否已經(jīng)準(zhǔn)備就緒？還是準(zhǔn)備工作尚未完成？某酒店舉行開(kāi)業(yè)典禮，典禮的時(shí)間一拖再拖，而且更改時(shí)間的通知還是手寫(xiě)的。按時(shí)到達(dá)的客人透過(guò)百葉窗看到了里面什么都沒(méi)有準(zhǔn)備好，于是只好回去了。房間內(nèi)的溫度如何，太高還是太低？隨著到場(chǎng)客人的增加，要對(duì)溫度進(jìn)行調(diào)整。調(diào)低空調(diào)的溫度時(shí)要多久房間的溫度才能降下來(lái)？


餐飲是否齊備？食品是否色香味俱全？是否讓人產(chǎn)生食欲？是否有足夠的服務(wù)人員？某活動(dòng)會(huì)場(chǎng)為了表現(xiàn)自己能力，在一次活動(dòng)中聘請(qǐng)了低于所需的廚師。結(jié)果廚房的工作猝急而草率也就可想而知。端上桌的河蛙還沒(méi)熟，兩殼還沒(méi)有開(kāi)。自助餐的食物過(guò)于復(fù)雜不便食用。取餐的客人排著長(zhǎng)隊(duì)，其他食品準(zhǔn)備得又不充足。另有一次游艇發(fā)布會(huì)，旨在展示游艇的新娛樂(lè)功能—博彩。游艇上準(zhǔn)備了舞曲音樂(lè)帶，但是來(lái)參加活動(dòng)的客人都是商界人士，第一次見(jiàn)面，彼此不熟，又沒(méi)有帶配偶，因此沒(méi)人愿意跳舞。游艇上準(zhǔn)備的博彩籌碼只名每個(gè)人玩10分鐘左右，而游艇的行程持續(xù)三個(gè)多小時(shí)，艇上又沒(méi)有其他娛樂(lè)設(shè)施。游艇上的賭博只是為了娛樂(lè)而不是為了贏錢(qián)或獎(jiǎng)品。最后游艇上的食物也吃光了，更是讓原本就已尷尬的書(shū)面雪上加霜?；顒?dòng)還邀請(qǐng)了電視臺(tái)來(lái)拍攝一些歡樂(lè)、激動(dòng)的場(chǎng)面，結(jié)果只能不了了之。

將活動(dòng)的所有環(huán)節(jié)從頭至尾考慮一遍。親臨現(xiàn)場(chǎng)去感受，去查看。你要將客人從步入會(huì)場(chǎng)到離開(kāi)的整個(gè)過(guò)程在頭腦中考慮一遍。如何才能做到最好？將合同中的所有內(nèi)容細(xì)細(xì)梳理一遍，確保所有費(fèi)用列入預(yù)算。查看合同條款，是否符合了各項(xiàng)要求？相關(guān)許可證是否辦妥？要進(jìn)行核查。如果條件允許，最好請(qǐng)人對(duì)合同的費(fèi)用再次核查。所謂旁觀者清，別人可能會(huì)發(fā)現(xiàn)你忽略的問(wèn)題。如果對(duì)費(fèi)用的策劃進(jìn)行了仔細(xì)的研究和改進(jìn)，那么活動(dòng)就可以有條不紊，一帆風(fēng)順。