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了解清楚會議的主題、參加人員、會議場所、資金預算參加人員中要搞清楚參加的部門、參加的領導，各領導的級別。預定好會議場所，檢查會議場所的衛(wèi)生情況，是否可以滿足參加人員的座位安排好參加人員的座次預定好必要的設備，比如話筒、投影儀、茶杯、簽字筆、材料紙準備好會議需要的文件材料擬好會議議程，擬好領導發(fā)言稿報領導審閱。

1.會議開始前，負責與會人員的注冊登記，包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等。

2.迎接嘉賓，引導代表等至指定席位，并且需要在整個的過程中記錄會議及代表的發(fā)言等內容。

3.在場內分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)。

4.隨時準備提供必要的會議文件及有關資料，供討論時參閱，接聽緊急電話并通知所要求的通話人。

5.會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位。另外，還需要確認各種設施如電力、空調、音響以及同聲傳譯等是否都準備就緒。