會議會展活動策劃流程
1、會議策劃-我們提供一整套的會務(wù)會議策劃執(zhí)行方案。告訴我們您的想法,我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、活動回?zhí),我們十多年會議策劃的成功經(jīng)驗,都將成為您成功舉辦會議的基礎(chǔ);
2、會議策劃咨詢-我們將與客戶方進(jìn)行初步溝通,就客戶方的所關(guān)心的核心要點提出預(yù)案提供選擇、推薦合適的會議場地、餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的餐飲方案、會議交通方案、會議接待方案等;
3、會議策劃考察-在會議策劃服務(wù)合作雙方取得進(jìn)一步合作互信后,我們會安排客戶方到目的地考察為會議活動提供的會議場地、交通工具及所需的相關(guān)會議設(shè)備等,并就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進(jìn)計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討;
4、會議策劃方案確定-提供會議策劃流程及預(yù)案,盡可能細(xì)化,以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任,并簽署服務(wù)協(xié)議。
5、會議策劃活動執(zhí)行-嚴(yán)格且人性化地執(zhí)行會議策劃活動方案協(xié)議內(nèi)容。不管會議策劃方案如何盡善盡美,但任何計劃都會存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,以會務(wù)會議的圓滿收尾為一致目標(biāo)。另外關(guān)于超出協(xié)議以外的服務(wù)可作為為協(xié)議的延伸,需要雙方口頭或書面承諾,并協(xié)定雙方臨時簽字負(fù)責(zé)人,允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
6、會議策劃活動結(jié)算 雙方財務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù),嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。
會務(wù)會議策劃執(zhí)行流程
一、會務(wù)會議舉辦前:
1. 從會議活動主辦方了解相關(guān)會議需求;
2. 提供會議活動所需要的交通、餐飲、住宿、會議場地等信息,并制定完善的會務(wù)會議策劃預(yù)案書給主辦方;
3. 派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的交通、餐飲、住宿、會議場地等相關(guān)方面的具體情況;
4. 確定會務(wù)會議策劃方案,簽訂服務(wù)合作合同,預(yù)付定金。
二、會中
1. 會議場所:安排專人到會議場地檢查燈光、音響、茶飲等相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施;
2. 會議住宿:住宿的酒店房間號確認(rèn);
3. 會議餐飲:用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)等的安排;
4. 會議旅游:旅游線路行程、用車、導(dǎo)游等相關(guān)事項安排和確認(rèn);
5. 會議娛樂:娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn);
6. 會議禮品:會議禮品的采購(會務(wù)會議前期)、發(fā)放服務(wù);
7. 會議服務(wù):會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
三、會后
1. 結(jié)帳:提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明,專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳;
2. 資料:會議后的資料收集,根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊及影像資料備案……