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新聞發(fā)布會(huì)注意事項(xiàng)
 一、新聞發(fā)布會(huì)的標(biāo)題選擇
        新聞發(fā)布會(huì)一般針對(duì)對(duì)企業(yè)意義重大,媒體感興趣的事件舉辦。每個(gè)新聞發(fā)布會(huì)都會(huì)有一個(gè)名字,這個(gè)名字會(huì)打在關(guān)于新聞發(fā)布會(huì)的一切表現(xiàn)形式上,包括請(qǐng)柬、會(huì)議資料、會(huì)場(chǎng)布置、紀(jì)念品等。在選擇新聞發(fā)布會(huì)的標(biāo)題時(shí),一般需要注意以下幾點(diǎn)。
        1、避免使用新聞發(fā)布會(huì)的字樣。我國(guó)對(duì)新聞發(fā)布會(huì)是有嚴(yán)格申報(bào)、審批程序的,對(duì)企業(yè)而言,并沒有必要如此煩瑣,所以直接把發(fā)布會(huì)的名字定義為“**信息發(fā)布會(huì)”或“**媒體溝通會(huì)”即可。如:開啟行業(yè)新價(jià)值 2012微波爐行業(yè)趨勢(shì)發(fā)布會(huì)
        2、最好在發(fā)布會(huì)的標(biāo)題中說(shuō)明發(fā)布會(huì)的主旨內(nèi)容。如:“某某企業(yè)2005新品發(fā)布信息發(fā)布會(huì)”。智領(lǐng)未來(lái)——華帝股份2015年新產(chǎn)品發(fā)布
        3、通常情況下,需要打出會(huì)議舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和主辦單位。這個(gè)可以在發(fā)布會(huì)主標(biāo)題下以字體稍小的方式出現(xiàn)。
        4、有時(shí),可以為發(fā)布會(huì)選擇一個(gè)具有象征意義的標(biāo)題。這時(shí),一般可以采取主題加副題的方式。副題說(shuō)明發(fā)布會(huì)的內(nèi)容,主題表現(xiàn)企業(yè)想要表達(dá)的主要含義。如:大洋心助奧情——大洋醫(yī)療科技贊助2016里約殘奧會(huì)中國(guó)代表團(tuán)新聞發(fā)布會(huì)。
 
        二、新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)間選擇
        新聞發(fā)布的時(shí)間通常也是決定新聞何時(shí)播出或刊出的時(shí)間。 因?yàn)槎鄶?shù)平面媒體刊出新聞的時(shí)間是在獲得信息的第二天,因此要把發(fā)布會(huì)的時(shí)間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜,會(huì)議時(shí)間保證在1小時(shí)左右,這樣可以相對(duì)保證發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)效果和會(huì)后見報(bào)效果。
        發(fā)布會(huì)應(yīng)該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出于禮貌的考慮,有的希望可以與記者在發(fā)布會(huì)后共進(jìn)午餐或晚餐,這并不可取。如果不是歷時(shí)較長(zhǎng)的邀請(qǐng)記者進(jìn)行體驗(yàn)式的新聞發(fā)布會(huì),一般不需要做類似的安排。
        有一些以晚宴酒會(huì)形式舉行的重大事件發(fā)布,也會(huì)邀請(qǐng)記者出席。但應(yīng)把新聞發(fā)布的內(nèi)容安排在最初的階段,至少保證記者的采訪工作可以比較早的結(jié)束,確保媒體次日發(fā)稿。
        在時(shí)間選擇上還要避開重要的政治事件和社會(huì)事件,媒體對(duì)這些事件的大篇幅報(bào)道任務(wù),會(huì)沖淡企業(yè)新聞發(fā)布會(huì)的傳播效果。
 
        三、新聞發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)安排
        場(chǎng)地可以選擇戶外(事件發(fā)生的現(xiàn)場(chǎng),便于攝影記者拍照),也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會(huì)規(guī)模的大小,室內(nèi)發(fā)布會(huì)可以直接安排在企業(yè)的辦公場(chǎng)所或者選擇酒店。酒店有不同的星級(jí),從企業(yè)形象的角度來(lái)說(shuō),重要的發(fā)布會(huì)宜選擇五星級(jí)或四星級(jí)酒店。 酒店有不同的風(fēng)格,不同的定位,選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一。還要考慮地點(diǎn)的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近,交通是否便利,泊車是否方便? 發(fā)布方在尋找新聞發(fā)布會(huì)的場(chǎng)所時(shí),還必須考慮以下的問題:
        會(huì)議廳容納人數(shù)?主席臺(tái)的大?。客队霸O(shè)備、電源?布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)?相關(guān)服務(wù)如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供??jī)r(jià)錢是否合理?有沒有空間的浪費(fèi)?
        背景布置。主題背景板,內(nèi)容含主題、會(huì)議日期,有的會(huì)寫上召開城市,顏色、字體注意美觀大方,顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。酒店是否會(huì)代為安排。
        酒店外圍布置,如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當(dāng)?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。
 
        四、新聞發(fā)布會(huì)的席位和道具
        發(fā)布會(huì)一般是主席臺(tái)加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺(tái)人員。需擺放席卡,以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠后”。 現(xiàn)在很多會(huì)議采用主席臺(tái)只有主持人位和發(fā)言席,貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質(zhì)的會(huì)議是圓桌擺放式。 擺放回字型會(huì)議桌的發(fā)布會(huì)現(xiàn)在也出現(xiàn)的較多,發(fā)言人坐在中間,兩側(cè)及對(duì)面拜訪新聞?dòng)浾咦@樣便于溝通。同時(shí)也有利于攝影記者拍照。 注意席位的預(yù)留,一般在后面會(huì)準(zhǔn)備一些無(wú)桌子的坐席。
        發(fā)布會(huì)其他道具安排 :最主要的道具是麥克風(fēng)和音響設(shè)備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設(shè)備、投影幕布等,相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試,保證不出故障。
        新聞發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌,一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。事先可請(qǐng)好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會(huì),也要酌情安排人員做記者引導(dǎo)工作。
 
        五、新聞發(fā)布會(huì)的資料準(zhǔn)備
        提供給媒體的資料,一般以廣告手提袋或文件袋的形式,整理妥當(dāng),按順序擺放,再在新聞發(fā)布會(huì)前發(fā)放給新聞媒體,順序依次應(yīng)為:
        1、會(huì)議議程
        2、新聞通稿
        3、演講發(fā)言稿
        4、發(fā)言人的背景資料介紹。(應(yīng)包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等)
        5、公司宣傳冊(cè)
        6、產(chǎn)品說(shuō)明資料。(如果是關(guān)于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話)
        7、有關(guān)圖片
        8、紀(jì)念品(或紀(jì)念品領(lǐng)用券)
        9、企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片(新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò))
        10、空白信箋、筆(方便記者記錄)
 
        六、發(fā)布會(huì)發(fā)言人的確定
        新聞發(fā)布會(huì)也是公司要同媒介打交道的一次很好的機(jī)會(huì),值得珍惜。代表公司形象的新聞發(fā)言人對(duì)公眾認(rèn)知會(huì)產(chǎn)生重大影響。如其表現(xiàn)不佳,公司形象無(wú)疑也會(huì)令人不悅。
        新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面:
        公司的頭面人物之一——新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職,有權(quán)代表公司講話。
        良好的外型和表達(dá)能力。發(fā)言人的知識(shí)面要豐富,要有清晰明確的語(yǔ)言表達(dá)能力、傾聽的能力及反應(yīng)力、外表包括身體語(yǔ)言整潔、大方得體。
        執(zhí)行原定計(jì)劃并加以靈活調(diào)整的能力。
        有現(xiàn)場(chǎng)調(diào)控能力,可以充分控制和調(diào)動(dòng)發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的氣氛。
 
        七、發(fā)言人回答記者問的準(zhǔn)備
        在新聞發(fā)布會(huì)上,通常在發(fā)言人進(jìn)行發(fā)言以后,有一個(gè)回答記者問的環(huán)節(jié)??梢猿浞滞ㄟ^雙方的溝通,曾強(qiáng)記者對(duì)整個(gè)新聞事件的理解以及對(duì)背景資料的掌握。有準(zhǔn)備、親和力強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)人接受媒體專訪,可使發(fā)布會(huì)所發(fā)布的新聞素材得到進(jìn)一步的升華。
        在答記者問時(shí),一般由一位主答人負(fù)責(zé)回答,必要時(shí),如涉及到專業(yè)性強(qiáng)的問題,由他人輔助。 發(fā)布會(huì)前主辦方要準(zhǔn)備記者答問備忘提綱,并在事先取得一致意見,尤其是主答和輔助答問者要取得共識(shí)。
        在發(fā)布會(huì)的過程中,對(duì)于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答,對(duì)于無(wú)關(guān)或過長(zhǎng)的提問則可以委婉禮貌地制止,對(duì)于涉及到企業(yè)秘密的問題,有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密,一般來(lái)說(shuō),記者也可以理解,有的則可以委婉作答。不宜采取“無(wú)可奉告”的方式。對(duì)于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題,可以先簡(jiǎn)單答出要點(diǎn),邀請(qǐng)其在會(huì)后探討。
 
        八、新聞發(fā)布會(huì)對(duì)記者的邀請(qǐng)
        媒體邀請(qǐng)的技巧很重要,既要吸引記者參加,又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請(qǐng)的密度上,既不能過多,也不能過少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請(qǐng)與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域記者參加,必要時(shí)如事件現(xiàn)場(chǎng)氣氛熱烈,應(yīng)關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。
        邀請(qǐng)的時(shí)間一般以提前3到5天為宜,發(fā)布會(huì)前一天可做適當(dāng)?shù)奶嵝?。?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請(qǐng)的方式。相對(duì)不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴(yán)肅、莊重時(shí)可以采取書面邀請(qǐng)函的方式。
        適當(dāng)?shù)刂圃鞈夷羁梢晕浾邔?duì)發(fā)布會(huì)新聞的興趣,一種可選的方式是開會(huì)前不透露新聞,給記者一個(gè)驚喜。“我要在第一時(shí)間把這消息報(bào)道出來(lái)”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去,用記者的話說(shuō)就是“新聞資源已被破壞”,看到別的報(bào)紙已經(jīng)報(bào)道出來(lái)了,寫新聞的熱情會(huì)大大減弱,甚至不想再發(fā)布。無(wú)論一個(gè)企業(yè)與某些報(bào)社的記者多么熟悉,在新聞發(fā)布會(huì)之前,重大的新聞內(nèi)容都不可以透漏出去。
        在記者邀請(qǐng)的過程中必須注意,一定需要邀請(qǐng)新聞?dòng)浾撸荒苎?qǐng)媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員。有時(shí),媒體廣告人員希望借助發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系,并作出也可幫助發(fā)稿的承諾,此時(shí)也必須進(jìn)行回絕。
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