年會(huì)準(zhǔn)備經(jīng)驗(yàn)分享
1、擬定下來年會(huì)的所包含內(nèi)容:開幕;領(lǐng)導(dǎo)講話以及年終工作總結(jié);部門依次年終工作匯報(bào);優(yōu)秀員工頒獎(jiǎng);節(jié)目演出;閉幕;晚宴。所辦含的這些模塊的內(nèi)容匯報(bào)至上級領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)批準(zhǔn)后,開始下面的緩解。
2、以郵件或著正式的文件,通知,參與年終會(huì)議的人員名單。然后,告知需要出席參加年終匯報(bào)的人員,以及各自需要準(zhǔn)備的匯報(bào)內(nèi)容格式和詳細(xì)要求,是否需要制作成PPT。最后約定,這些人員在哪天之前,務(wù)必將完整的匯報(bào)報(bào)告統(tǒng)一發(fā)布給誰。如果,此時(shí)能確定年會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn),則一并通知;如果尚未定好,則另行專門通知。
3、對統(tǒng)一收到的各領(lǐng)導(dǎo)和部門的年終會(huì)議匯報(bào),做初步查看,錯(cuò)別字,是否包含了統(tǒng)一要求的匯報(bào)項(xiàng)目,各指標(biāo)數(shù)據(jù)是否與財(cái)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)相一致。并呈遞給公司負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)審閱;將需要重新修改的,反饋給相關(guān)人員做修改之后,在約定的時(shí)間內(nèi)再統(tǒng)一收回。
4、通知總經(jīng)理辦公室做好采辦環(huán)節(jié)的工作:按照參會(huì)人員數(shù)目,在年會(huì)的頭一天完成水果,茶葉,拉花,獎(jiǎng)品,節(jié)目道具,開會(huì)用的筆和本等所需會(huì)議物品的采辦工作。
5、通知設(shè)備部門,安排,最晚于年會(huì)開始的提前兩個(gè)小時(shí),做好會(huì)場中所需投影儀,音響等設(shè)備。通知文秘部門,最晚于年會(huì)開始的提前兩個(gè)小時(shí),布置會(huì)會(huì)場的桌椅,桌牌,果盤等擺放工作。
6、如果晚宴環(huán)節(jié)是在本單位食堂,則通知后勤部門,于年會(huì)的當(dāng)日早上,安排依照參會(huì)人員人數(shù)來定菜譜,并于早上開始晚宴餐飲的采辦和配料工作。于年會(huì)結(jié)束前兩個(gè)小時(shí),開始依次做涼菜,熱菜,湯等。如果晚宴定于酒店內(nèi),則安排專人去酒店點(diǎn)菜。等年會(huì)結(jié)束,則通知酒店人員有條不紊的上菜就可以了。
7、通知每個(gè)部門于哪天,提報(bào)幾個(gè)節(jié)目到年會(huì)總指揮人員處,分別需要哪些類型的。以便,安排節(jié)目的第一次彩排工作。且,當(dāng)場給予指導(dǎo),以便各節(jié)目進(jìn)行有效的修改。
8、安排主持人,一般是一男一女。讓支持人先熟悉會(huì)議項(xiàng)目的順序,以便準(zhǔn)備主持時(shí)候的詞。也要對節(jié)目非常熟悉,合理安排上場順序,靈活掌握節(jié)目的時(shí)間。