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1、組織作品，并將它們編號(hào)、登記，寫清作品名稱、作者、大小尺度、顏色、什么材料、選手單位等等，越細(xì)越好，這樣展覽結(jié)束不會(huì)搞錯(cuò)，最好由專人負(fù)責(zé)。
2、聯(lián)系安排場(chǎng)所，根據(jù)參展作品多少，估計(jì)參觀人數(shù)情況，聯(lián)系適合的場(chǎng)館，注意場(chǎng)館的安全措施情況，預(yù)防偷竊、擁擠等不安全因數(shù)。
3、協(xié)調(diào)有關(guān)部門，收繳作品截止時(shí)間，掌握了解前來參觀人數(shù)。
4、研究入場(chǎng)辦法參展時(shí)間，憑證（學(xué)生證、工作證等）還是憑票，人數(shù)多場(chǎng)館小，分批的話就要憑票，并打印出時(shí)間。
5、發(fā)海報(bào)，告知展覽時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。
6、布置展廳，根據(jù)作品安排，展品介紹可以用小卡片或書寫形式介紹，總之需要醒目點(diǎn)。指明進(jìn)、出口，其他布置就視情況而定，如：有老人參觀，就要在邊上放些椅子，有同行、德高望重的前輩來，就需要適當(dāng)布置花卉等烘托一下氣氛。
7、開展時(shí)明確各崗位職責(zé)，分工不分家，準(zhǔn)備好處理應(yīng)急的辦法。
8、展會(huì)結(jié)束工作，需要分工并有條不紊的進(jìn)行清理，以免損壞作品，根據(jù)登記，告知選送部門前來提取作品。
9、展會(huì)結(jié)束進(jìn)行總結(jié)，并報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)