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第一、組織會(huì)議班組，確定每個(gè)人員的工作責(zé)任。大型公司舉辦會(huì)議的時(shí)候，都會(huì)制定詳細(xì)額會(huì)議工作方案的，所以，實(shí)現(xiàn)確定一個(gè)專門的會(huì)議班組很有必要，最起碼有助于分工，提升會(huì)議準(zhǔn)備的各項(xiàng)工作順利完成。
第二、發(fā)出會(huì)議相關(guān)通知，會(huì)議通知包含的內(nèi)容比較廣，比如，會(huì)議內(nèi)容以及會(huì)議名稱以及會(huì)議的具體日期、時(shí)間與地點(diǎn)、相關(guān)與會(huì)人員等等。
第三、印刷一些會(huì)議日程，編排好會(huì)議的各項(xiàng)程序，制定好會(huì)議的相關(guān)注意事項(xiàng)，有助于會(huì)議順利進(jìn)展。
第四、大型會(huì)議需要在會(huì)議正式進(jìn)行之前進(jìn)行編組，且提出小組召集人和地點(diǎn)予以討論。
第五、專業(yè)會(huì)議公司告訴我們，大型會(huì)議與一般的會(huì)議策劃不一樣，大型會(huì)議需要印刷一些會(huì)議憑證，比如，出席證和工作證以及就餐證和請(qǐng)柬等等。這些都是與會(huì)所不可或缺的憑證。最后，會(huì)場(chǎng)布置也極為重要。比如，會(huì)場(chǎng)布置一定要展示出公司的會(huì)議氛圍。另外，會(huì)議公司策劃人員建議我們?cè)跁?huì)場(chǎng)之處要懸掛會(huì)議標(biāo)志與會(huì)議徽記以及會(huì)議旗幟等等，這是展現(xiàn)會(huì)議參與者主體的重要表現(xiàn)方式。另外還需設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、安排座位、設(shè)置發(fā)言席，擺設(shè)話筒以及語音設(shè)備，確保音響效果。當(dāng)然，為了烘托會(huì)議會(huì)場(chǎng)的氛圍，還可以在四周擺設(shè)一些花卉，但一定要注意會(huì)場(chǎng)通風(fēng)、照明完好，才能保證會(huì)議順利進(jìn)行。