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第一、提前來宣告，如是一些重要的會(huì)議，把各項(xiàng)工作都準(zhǔn)備妥當(dāng)以后，盡早來宣布會(huì)議，便于參加者能提前就做好準(zhǔn)備。聘請(qǐng)性的會(huì)議就需要精準(zhǔn)參會(huì)的人數(shù)，提前1周的時(shí)間來通知參會(huì)者，還需要附上回執(zhí)。在回執(zhí)中，需要填寫名字、性別、年齡等，一般會(huì)議都會(huì)提前來告知的，也沒必要太早就通知。

第二、依照規(guī)則有計(jì)劃的發(fā)，關(guān)于會(huì)議，需發(fā)到哪級(jí)單位或人員，依照規(guī)則來處置。沒有規(guī)則的時(shí)候，需要按照常規(guī)、詳細(xì)狀況來進(jìn)行處置。要是被告知的人沒接到通知，能提出的會(huì)議沒依照法定程序來舉辦，還否定會(huì)議的效能。接到通知沒參加會(huì)議的人，自己把這個(gè)權(quán)力給放棄了。

第三、平常就需要打好根底的，可能一些瑣碎、小事是不容忽略的，有的時(shí)候，把這些事情做好的話，還會(huì)起到很好的作用，以便于大家能更好來解決最實(shí)際的問題。而在會(huì)議舉行前的通知也是需要到位的，保證會(huì)議舉行時(shí)，會(huì)有更多人來參加會(huì)議的。

第四、確定參加會(huì)議的具體人數(shù)，發(fā)會(huì)議通知，是為判斷參加者的具體人數(shù)是多少，保證每個(gè)通知都順利的發(fā)送到參加者的手中。在通知上，是需要寫明會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等，以保證參會(huì)者能順利來參加會(huì)議。