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精心的統(tǒng)籌安排是活動(dòng)成功舉辦的前提
任何活動(dòng)都有其節(jié)奏和流程,必須予以妥善安排。所有的細(xì)節(jié)都需要事先組織得井井有條、準(zhǔn)備就緒。對(duì)活動(dòng)進(jìn)行精心的統(tǒng)籌安排是活動(dòng)成功舉辦的前提保證,因?yàn)檫@樣可以使人分清輕重緩急,并將活動(dòng)的結(jié)束時(shí)間以及各項(xiàng)工作的時(shí)間要求安排得恰到好處。

 
在確立了公司目標(biāo)(或客戶(hù)目標(biāo))、活動(dòng)目標(biāo),確立了活動(dòng)風(fēng)格,編制了成本清單以及初步預(yù)算等一系列事宜之后,就應(yīng)該開(kāi)始把合同中決定的時(shí)間安排和物流情況添加到活動(dòng)安排表中,而這個(gè)活動(dòng)安排表將成為所有參與主體——活動(dòng)策劃人員、公司的活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)以及供應(yīng)商——開(kāi)展工作所依據(jù)的出發(fā)點(diǎn),即正式的活動(dòng)統(tǒng)籌安排。
 
隨著活動(dòng)的逐步開(kāi)展,必要的變動(dòng)不可避免,活動(dòng)要素或增加,或減少,或更新;時(shí)間方面的要求可能會(huì)發(fā)生出乎意料的變化,伴隨著新情況的出現(xiàn)、供應(yīng)商要求與活動(dòng)會(huì)場(chǎng)要求的變化,要不斷地更新你的活動(dòng)統(tǒng)籌安排。應(yīng)該注意,每一次更改活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí),都要標(biāo)注更改的序號(hào)和日期——就如同更改成本清單一樣——這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動(dòng)統(tǒng)籌安排依據(jù)。
 
組織井然有序,密切關(guān)注細(xì)節(jié),這是組辦活動(dòng)獲得成功最為重要的兩大要素。必須不斷進(jìn)行檢查,以確?;顒?dòng)按照計(jì)劃有序開(kāi)展。所有參與主體——公司客戶(hù)、活動(dòng)策劃人員、供應(yīng)商——必須嚴(yán)格遵守合同所規(guī)定的指導(dǎo)方針。花費(fèi)兩個(gè)月的時(shí)間來(lái)批準(zhǔn)某一項(xiàng)目,可能導(dǎo)致活動(dòng)項(xiàng)目管理的失敗。如果活動(dòng)安排過(guò)于倉(cāng)促,工作到了最后關(guān)頭可能仍然無(wú)法完成。例如,你或許會(huì)花幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)設(shè)計(jì)一份富于新意的請(qǐng)柬,但是如果請(qǐng)柬無(wú)法及時(shí)交付印刷,無(wú)法及時(shí)郵寄,這對(duì)活動(dòng)參與者的出席率自然會(huì)帶來(lái)災(zāi)難性的影響。因此,做出開(kāi)展活動(dòng)的決定之后,首要的步驟之一便是制作一份活動(dòng)計(jì)劃書(shū),并以此作為活動(dòng)的統(tǒng)籌安排依據(jù)。

 
制訂活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí),要拿出日歷,從活動(dòng)舉辦日期之前開(kāi)始計(jì)劃起,規(guī)定何時(shí)完成何事。近乎失敗的活動(dòng)事例不勝枚舉。有一次活動(dòng)中,活動(dòng)安排表與標(biāo)牌到了最后時(shí)刻還在進(jìn)行變更,而且沒(méi)有及時(shí)送到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng);另一次活動(dòng)中,活動(dòng)安排表已經(jīng)發(fā)下去,宣傳插頁(yè)才剛剛送達(dá);還有一次活動(dòng)中,印有活動(dòng)標(biāo)記的T-恤拿到現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候竟是剛剛從服裝廠下線(xiàn)的——包裝盒打開(kāi)后還依然散發(fā)著印刷時(shí)留下的蒸汽!所有這些細(xì)節(jié)都會(huì)令活動(dòng)嘉賓感到活動(dòng)的組織毫無(wú)條理性。凡此種種,只說(shuō)明了一點(diǎn):活動(dòng)策劃不周、協(xié)調(diào)不力。
 
活動(dòng)要素中必須設(shè)置嚴(yán)格的截止時(shí)間,否則,你將突然領(lǐng)略多米諾骨牌效應(yīng)的威力。原本一件不起眼的小事,卻會(huì)產(chǎn)生難以想象的重大影響。一次籌款活動(dòng)中,組織方在最后關(guān)頭決定改變座位的安排次序,導(dǎo)致自己沒(méi)有時(shí)間來(lái)進(jìn)行最后的檢查。結(jié)果是漏洞百出,場(chǎng)面尷尬:同一張桌子安排給了兩家高級(jí)贊助商,結(jié)果不得不為他們?cè)侔才帕硪粡堊雷樱綀?chǎng)的重要嘉賓只得站著等。由于沒(méi)有規(guī)定要準(zhǔn)備額外的桌布和擺飾,這張桌子和其他桌子相比,就難免顯得另類(lèi)。最后時(shí)刻改變座位安排,自己就不會(huì)有足夠的時(shí)間來(lái)核查自己對(duì)座位次序安排所做的調(diào)整。
 
在與客戶(hù)、供應(yīng)商以及一線(xiàn)策劃人員進(jìn)行前期會(huì)面之前,就應(yīng)該將一切都安排妥當(dāng)。前期會(huì)面按照計(jì)劃應(yīng)該安排在設(shè)備的搬入和安裝之前進(jìn)行,以便所有的參與者都有時(shí)間對(duì)相關(guān)細(xì)節(jié)做最后的檢查,找出本來(lái)可以預(yù)見(jiàn)到,但由于物流方面的疏忽所導(dǎo)致的一些紕漏。你希望活動(dòng)當(dāng)天所有人都有良好的精神風(fēng)貌,處于最佳狀態(tài),發(fā)揮出最好水平,成功地協(xié)調(diào)和執(zhí)行活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié);你不希望他們到了最后關(guān)頭還在四處張羅本該早已做好的基礎(chǔ)工作。
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