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1、會議公司要與主辦這場會議的人員進行協(xié)商洽談。

2、他們了解主辦方想要的服務之后，會向我們提出他們的策劃以及相關的報價。

3、接下來便是實地考察會議的場所。

4、兩方最終確認整個會議的方案。

5、兩方進行標準的合同簽訂，定下這個會議策劃。

6、再確認各種訂金預付等事宜。

7、他們會在會議開始之前，制定好相關的服務接待手冊，有標準的行程條例。

8、會前的最后一項，便是準備相關的會議資料。具體內容包含出場領導和新聞媒體等。

會中工作：

1、會議公司會派專人和專車來接站。

2、酒店及各現(xiàn)場都會有秘書接待來賓同時給予資料。

3、秘書還會協(xié)助現(xiàn)場工作。

4、秘書確認各來賓房間使用情況，推進會務服務。

5、現(xiàn)場確認餐桌和時間流程的安排，以及其他工作事項。

6、同時還需要提前準備好娛樂的項目，確定娛樂活動進行順利。

7、若是有旅游考察，需要確認好其日程安排。

8、會場的安全工作也是需要實時保障的。

9、確認好特殊人員的接待等安排。

10、協(xié)調交通，關于停車的車位等安排，同時還要安排好返程或者是他程。

會議結束后工作：

1、總結會議工作和反饋。

2、要整理好會議時使用的資料，還有各種講話稿，以及媒體報道的相關資料，各代表的通訊錄也不能遺忘。

3、會議公司跟主辦者結算費用。

4、會議結束，歡送各來賓。

這些便是會議籌辦的相關流程，不管是找會議公司來為我們策劃，還是自己直接籌辦，這樣的流程都可作參考。