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第一、要考慮場地的費(fèi)用
會議公司在進(jìn)行策劃時(shí)，首先要考慮場地的租賃。租賃會議室或者會場都會產(chǎn)生場地租賃費(fèi)用。場地租賃費(fèi)用中，有時(shí)候不包括一些特殊的設(shè)備，比如音響設(shè)備往往需要單獨(dú)租賃。在考慮場地費(fèi)用的時(shí)候，要注意哪些東西要單獨(dú)租賃，哪些東西包含在場地租賃里面。另外，某些時(shí)候也要考慮場地布置得費(fèi)用，當(dāng)然，這種情況比較特殊。如果某些會議在室外舉行，往往要考慮試聽設(shè)備的費(fèi)用，有時(shí)候還要計(jì)劃上演員以及工作人員的費(fèi)用。

第二、考慮到交通費(fèi)用
會議公司在進(jìn)行策劃開展時(shí)，要考慮參加會議人員到會議所在地的交通費(fèi)用(往返)、在進(jìn)行會議期間所產(chǎn)生的會務(wù)費(fèi)用(進(jìn)行會議期間所產(chǎn)生的交通費(fèi)用)、其他臨時(shí)產(chǎn)生的交通費(fèi)用。

第三、考慮參加就餐的費(fèi)用
這一部分包括參加會議人員以及工作人員的就餐費(fèi)用，包括餐費(fèi)以及酒水服務(wù)費(fèi)用。要注意的一點(diǎn)是，如果參會人員住在酒店，一般早餐是酒店贈送的。還要考慮到在會議開展過程中的各項(xiàng)資料的制作費(fèi)用，包括印刷、復(fù)印或者制作等的費(fèi)用。

第四、會議的各項(xiàng)雜費(fèi)
比如臨時(shí)產(chǎn)生的運(yùn)輸、紀(jì)念品、或者臨時(shí)用車等費(fèi)用，這部分預(yù)算比較雜，因由也可能多種多樣。大致上來說，一個(gè)會議公司在進(jìn)行會議預(yù)算時(shí)，可以參考上面幾個(gè)方面。