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第一、要明確的一點(diǎn)就是都有誰要來參加這個(gè)會(huì)議，也就是會(huì)議的成員都是誰，明確這一點(diǎn)很重要，因?yàn)槲覀円?lián)系好需要參會(huì)的成員，準(zhǔn)備工作策劃好之后要與其取得聯(lián)系，才能確定其是否能按時(shí)參加會(huì)議等后續(xù)工作，這都是會(huì)議公司應(yīng)該事先聯(lián)系好的。

第二、要明確會(huì)議的主題是什么，具體是什么類型的會(huì)議，跟參會(huì)成員取得聯(lián)系的時(shí)候總要告訴人家希望人家參與的是一個(gè)什么樣的會(huì)議才行。還要告訴人家具體會(huì)議是在什么時(shí)間，什么地點(diǎn)開，以及會(huì)議的具體天數(shù)和相關(guān)的周邊安排，也就是說，如果會(huì)議公司安排這個(gè)會(huì)議是在外地舉行的話，會(huì)議公司是需要幫助參會(huì)人員安排住宿以及吃飯等一系列相關(guān)問題的。

第三、要明確開這個(gè)會(huì)議的目地是什么，也就是為什么要召開這個(gè)會(huì)議，是要總結(jié)問題，還是要進(jìn)行學(xué)術(shù)文化交流，或者是有什么其他的要求，

第四、具體的會(huì)議籌備工作了。別小看這一步，非常的重要，具體的工作量也非常的大，要聯(lián)系參會(huì)人員，租用合適的會(huì)場(chǎng)，購買會(huì)場(chǎng)材料，布置會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備會(huì)議資料，制作會(huì)議人員標(biāo)志牌，聯(lián)系其他的資源以及其他的事宜等一系列的工作，工作量還是很大的呢。